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初めて従業員を雇ったら最低限する手続

みなさまこんにちは。神戸三宮社会保険労務士事務所です。

 

今回は、初めて従業員を雇ったら何をすれば良いかについてお話しします。

1人、もしくは家族だけで事業を経営しているうちは本業に専念できたものの、従業員を1人でも雇えば労務管理のことも考えなければなりません。

従業員に交付する書類、従業員に提出してもらう書類、役所に提出しなければならない書類がたくさんあり、それらの多くは怠れば犯罪で懲役刑や罰金刑の対象となります。

労務管理の専門法律家である社会保険労務士はこれらの手続に精通しているので、社会保険労務士に任せるのがベストですが、どうしても自前でしたい事業主の方々のために、最低限これをしておかないと後々大変になる手続のみ以下にまとめました。

 

絶対にしなければならないこと

 

①労働条件通知書を従業員へ交付

従業員を雇ったら、賃金などの条件を書面で明示しなければなりません。

違反すると30万円以下の罰金、また重大な違反の場合、2020年3月30日からはすべての求人募集について、ハローワーク等が求人募集の申請を受理しないことができるようになります。そうなると将来の求人コストが余計にかかってしまうこととなり大変です。

ペナルティ云々もありますが、明示しておくことが従業員とのトラブル防止に繋がるため労働条件通知書または雇用契約書できちんと明示しましょう。

 

②労働保険関係成立届を労働基準監督署へ提出、概算保険料の申告納付

正社員・アルバイトなど雇用形態にかかわらず、1人でも従業員を雇えば、ごく一部の例外を除き、法人・個人関係なく法律上当然に労災保険へ加入することとなります。製造・建設などの第2次産業や、事務・飲食・小売・サービス業などの第3次産業は民間なら100%加入です。

したがって、仮に従業員が業務上ケガをした場合に「ウチは労災保険に加入していない」という言い訳はできません(“法律上当然に”加入しているため)。従業員が労災申請してほしいと言ったので解雇したり減給したりするのは犯罪(6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金)です。労災を隠して健康保険や国民健康保険でカバーするのも犯罪(50万円以下の罰金)です。

また、成立届提出や申告納付を怠ると、労災事故が起こった際に国が従業員へ支払った休業補償などの全部または一部を負担させられる可能性があります。

ですので、初めて従業員を雇ったらすぐに提出しましょう。

 

②給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を従業員から回収

この内容をもとに給与計算や年末調整をします。用紙を従業員に渡し、最初の給与計算までに提出してもらいましょう。

 

従業員の状況によってはさらにこれも

 

①雇用保険関係成立届と雇用保険被保険者資格取得届をハローワークへ提出

雇った従業員が週20時間以上働くフリーターやパートの場合、雇用保険の加入義務が生ずるため、これらの手続が必要です(一部例外を除く)。

 

②健康保険・厚生年金保険 新規適用届と被保険者資格取得届を日本年金機構へ提出

雇った従業員がフルタイム正社員や、アルバイトでもフルタイム正社員の所定労働時間×概ね3/4以上勤務する場合は、健康保険と厚生年金保険の加入義務が生じるため、これらの手続が必要です(一部例外を除く)。

 

③36協定を締結し、協定届を労働基準監督署へ提出

雇った従業員を1日8時間または週40時間を超えて働かせる場合、あらかじめ「時間外・休日労働に関する協定(36協定)を従業員代表と締結→所定の協定届を労働基準監督署へ提出」までを済ませておかなければなりません。

 

当記事では個々の手続について軽くしか触ませんでしたが、これらの手続は非常に煩雑添付書類が多いものが多く、自前ですべて行うのは大変です

弊所ではこれら手続の作成・提出代行、従業員を雇用するうえでのアドバイスその他労務管理コンサルティングを行っております。

当ブログをお読みいただきありがとうございました。

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